合同是供需雙方權利、義務的協(xié)議文件,具有法律效力,一旦簽定必須嚴格執(zhí)行。同時接受訂單或合同是制造企業(yè)產(chǎn)品實現(xiàn)過程的開始,在這個過程中正確理解顧客的要求并設法滿足其需求是至關重要的,因為它不僅涉及到顧客的合理期望能否得以實現(xiàn),還涉及到企業(yè)后續(xù)的設計、生產(chǎn)、安裝和服務的全過程及有關部門和崗位。如果合同的各項要求規(guī)定得不明確或在傳遞中不完整,或有關部門不理解,將會導致合同的不正確履行,企業(yè)會蒙受損失。另外,在當今買方市場的經(jīng)濟環(huán)境中,顧客的要求也越來越嚴格,簽定了合同就證明其有能力按期、保質(zhì)履行合同,而一旦不能按期、保質(zhì)交貨,就會失去信譽和違反合同,這對企業(yè)來講同樣是后果嚴重的。因此,必須對合同(包括標書、訂單)進行評審。
所謂合同評審就是指在合同簽定前,為了確保各項要求規(guī)定得合理、明確并形成文件且能實現(xiàn),由企業(yè)所進行的系統(tǒng)的活動。實際上,無論大公司還是小公司,接到用戶的訂單時都會對其審核把關,然后再確定為滿足訂單要求須采取哪些相應的措施。其實這就是簡單的合同評審,只是沒有留下文字記錄和規(guī)范性較差而已。究竟如何實施規(guī)范的合同評審呢？實踐證明,應建立合同評審程序并嚴格按該程序?qū)嵤?才能保證取得很好的實效。
企業(yè)的實際情況不同,建立的合同評審程序也將存在差異,但無論如何,以下幾個方面的內(nèi)容都是非常必要的。
一 合同的分類
為了明晰合同評審的層次和責任,簡化合同評審的程序,應對合同進行分類。分類的原則可根據(jù)企業(yè)的實際情況,尤其是產(chǎn)品的特點而定,可以工藝、材料、定型品、結(jié)構(gòu)等方面為原則進行分類,也可把這幾個方面結(jié)合在一起為原則進行分類,但不宜分類過多。一般分為三類即可,如常規(guī)合同、一般合同、特殊合同三類。下面以這三類合同為例,分別定義。
1 常規(guī)合同:顧客需要的是公司已成功生產(chǎn)過的、定型的、標準的產(chǎn)品或采用常規(guī)材料、結(jié)構(gòu)、工藝的產(chǎn)品,且交貨期能夠基本滿足顧客要求的內(nèi)銷合同。
2 一般合同:顧客需要的是有特殊要求的,公司尚未成功生產(chǎn)過的非定型、非標準、需要新設計的采用常規(guī)材料、結(jié)構(gòu)、工藝的產(chǎn)品,且技術和質(zhì)量保證能力能夠基本滿足顧客要求的內(nèi)銷合同。
3 特殊合同:顧客有重大特殊要求的采用新材料、新結(jié)構(gòu)、新工藝、需重新設計的新產(chǎn)品,且對要評審內(nèi)容的保證能力尚不完全清楚的內(nèi)銷和出口合同。
二 合同評審的范圍和要求
(一)任何形式(傳真、函件或其他方式)的合同或訂單的各項要求都要有明確的規(guī)定,并形成文件。
(二)對每份合同或訂單在正式簽定前都要評審,并滿足以下要求:
1 合同或訂單的各項要求都有明確的規(guī)定并形成文件;
2 任何與投標不一致的合同或訂單的要求已經(jīng)得到解決;
3 具有滿足合同或訂單的要求的能力。
三 合同評審的內(nèi)容
(一)技術保證能力
1 應用的材料;
2 采用的結(jié)構(gòu)和工藝;
3 要求的加工精度;
4 產(chǎn)品的性能指標要求;
5 設備加工性能的符合性;
6 產(chǎn)品包裝要求;
7 功能尺寸;
8 顧客的其他特殊要求。
(二)質(zhì)量保證能力
1 檢驗和試驗要求;
2 質(zhì)量驗收方式;
3 質(zhì)量保證期;
4 檢驗能力;
5 質(zhì)量標準;
6 特殊質(zhì)量要求;
7 質(zhì)量責任的確定方法和質(zhì)量糾紛的仲裁。
�。ㄈ┎牧媳ＷC能力
1 有無庫存或數(shù)量是否充足;
2 材料質(zhì)量狀況;
3 是否采用了新材料;
4 是否需要采購;
5 采購周期能否保證合同交貨期要求。
(四)生產(chǎn)保證能力
1 合同產(chǎn)品的數(shù)量;
2 合同交貨期;
3 合同產(chǎn)品所需設備能力;
4 供貨能力。
(五)資金保證能力和財務結(jié)算
1 合同所需原材料、外協(xié)件、外購件的資金保證狀況;
2 財務結(jié)算方式;
3 顧客的戶名、開戶行、帳號、稅號是否清楚。
(六)價格
1 常規(guī)合同或訂單是否執(zhí)行了公司的價格政策;
2 一般和特殊合同的價格是否合理。
(七)其它
1 交貨方式;
2 付款條件;
3 運輸方式是否符合交通運輸法規(guī)及公司運輸現(xiàn)狀;
4 保險費、運輸費等費用承擔情況；
5 違約責任及經(jīng)濟賠償。
四 合同評審的方式和審批
（一）根據(jù)合同評審的內(nèi)容，明確各有關部門的職責
1 產(chǎn)品銷售部門是合同評審的歸口管理部門,負責組織有關部門對合同進行評審、協(xié)調(diào)、修訂、傳遞等工作。
2 技術(設計)部門負責技術保證能力的評審。
3 質(zhì)量管理部門負責質(zhì)量保證能力的評審。
4 原輔材料的采購或管理部門負責對材料保證能力的評審。
5 生產(chǎn)部門負責生產(chǎn)保證能力的評審。
6 財務部門負
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